L’intégration d’un nouveau collaborateur, aussi appelée « onboarding » est la clé pour une collaboration réussie. Véritable challenge pour l’employeur, cette période intervient dans le prolongement du process de recrutement.
Comment mettre en place une intégration réussie ?
Quels outils pour m’aider en tant qu’employeur ?
Suivez le guide !
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Onboarding ? Kézako ?
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Vous avez trouvé la perle rare et votre nouveau collaborateur arrive dans quelques semaines ? Il est l’heure de vous consacrer à la préparation de son intégration.
Bien souvent par manque de temps ou conséquence organisationnelle, l’intérêt porté à la nouvelle recrue s’étiole au fil des semaines, la laissant moteur de sa propre découverte. Bien que cela rende le salarié autonome, cela peut être vécu comme un délaissement à son égard et impacter négativement son expérience collaborateur. Par ailleurs, il revient à l’employeur de lui donner toutes les clés pour comprendre l’entreprise et son éco-système et lui permettre d’être opérationnel à son poste rapidement.
Il est donc essentiel de redonner toute son importance à la période d’intégration en préparant, en amont, un parcours adapté au nouveau collaborateur.
Le parcours d’intégration se construit avec les équipes en place. RH, Managers, collaborateurs-tuteurs ou ayant vécu une expérience similaire récemment, tous vous seront d’un appui précieux pour déterminer les étapes du parcours et du suivi de l’intégration du nouveau collaborateur.
« La première impression est souvent la bonne ». Si votre collaborateur a décidé de rejoindre l’entreprise, c’est que cette première rencontre a été convaincante. Son arrivée dans l’entreprise en tant que salarié tout comme ses premiers pas dans son travail doivent suivre ce même dynamique. En effet, au-delà de l’aspect opérationnel lié à la tenue de poste, un bon processus d’intégration est la garantie pour l’employeur de maintenir son image de marque à travers cette expérience collaborateur. Les collaborateurs de l’entreprise en sont les meilleurs ambassadeurs…
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Quelles sont les étapes clés pour une intégration réussie ?
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1.      Communiquez !
Communiquez auprès de vos équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur. E-mail, affichage, annonce orale… Choisissez le mode de communication le mieux adapté à votre organisation. Informés, vos collaborateurs sauront ainsi réserver un meilleur accueil à leur nouveau collègue.
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2.      Préparez son matériel de travail
Cela peut paraître évident mais préparer le matériel du collaborateur avant son arrivée est une priorité.
Assurez-vous de disposer du matériel nécessaire en amont et d’organiser les commandes dans les délais, le cas échéant. Ordinateur, téléphone portable professionnel, badge d’accès aux locaux, accès au réseau informatique et mots de passe, cartes de visite, dispositifs spécifiques, aménagement de poste en cas d’embauche d’un salarié ayant une RQTH… faites la liste de ses besoins.
Le jour J, remettez à votre collaborateur son matériel de travail ainsi que tous les documents contractuels et administratifs qui lui reviennent (contrat de travail, documents d’affiliation à la mutuelle / prévoyance, livret d’accueil, règlement intérieur, notices sécurité…)
Par ailleurs, une visite des locaux est toujours appréciée été permet au collaborateur de prendre ses repères dans l’entreprise.
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3.      Tenez compte du temps d’apprentissage
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Vous avez mis du temps à recruter et êtes impatient d’accueillir votre nouveau collaborateur. Pour autant, il est essentiel de tenir compte du temps d’apprentissage dont il aura besoin à son arrivée. En effet, même s’il est expérimenté, l’arrivée dans une nouvelle entreprise nécessite un temps de découverte, de compréhension et d’analyse pour être opérationnel et efficient. Rencontres avec le interlocuteurs, partenaires de l’entreprise, temps de formation… Tenez compte du fait que ce temps est incompressible et doit rester digeste pour votre salarié.
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4.      Faites participer vos équipes
Tous vos collaborateurs ont vécu une période d’intégration et celle-ci s’améliore à chaque nouvelle arrivée. Afin de développer le sentiment d’appartenance de votre nouveau collaborateur, faîtes participer activement vos équipes à son intégration.
Rencontres avec les différents interlocuteurs, présentation des services, attribution d’un parrain / référent d’intégration, déjeuner d’intégration… sont autant d’exemple permettant une gestion de l’intégration efficace.
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Quels outils pour m’accompagner en tant qu’employeur ?
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1.      Un suivi régulier
Pour une intégration réussie et éviter tout départ prématuré, organisez des rendez-vous réguliers avec votre collaborateur. Ces moments sont l’occasion de faire le point sur sa compréhension de l’entreprise, de ce qui est attendu de lui et de mesurer son niveau de bien-être au travail. C’est également l’occasion de mesurer les difficultés qu’il pourrait rencontrer et d’ajuster vos actions en conséquence.
Selon le poste occupé et la durée de la période d’essai, un rendez-vous tous les 15 jours ou une fois par mois vous permettra un suivi adapté.
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2.      Le rapport d’étonnement
Les études montrent qu’il faut entre 3 et 4 mois pour qu’un collaborateur soit totalement intégré dans une nouvelle entreprise. Durant ces premiers mois, qui correspondent généralement à la période d’essai, le collaborateur met en pratique ce qu’il a découvert durant les premières semaines. Il entre pleinement dans ses fonctions. Ainsi, à l’issue de cette période d’intégration, il est important de recueillir de manière exhaustive les impressions de votre collaborateur sur son expérience vécue dans son entièreté.
Pour cela, le rapport d’étonnement est un outil intéressant à mettre en place. Ce support consiste à poser des questions ciblées au collaborateur, qu’il prend le temps de rédiger et de vous présenter lors d’un bilan de période d’essai (ou après quelques mois passés en entreprise, si celle-ci est trop courte pour l’évaluer).
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3.      Déjeuner d’intégration
A son arrivée, votre nouvelle recrue rencontrera beaucoup de monde parmi le personnel de l’entreprise. Sa mémoire va être mise à rude épreuve ! Afin de lui faciliter cette prise de contact, de se présenter lui-même et de permettre de connaître davantage Managers et collègues, un déjeuner d’intégration est un moment propice à l’échange et à la découverte constructive.
Lors de ce rendez-vous collectif, Dirigeants et « plus anciens » collaborateurs présentent l’historique de l’entreprise, ses développements et phases de transformation clés jusqu’à aujourd’hui, ses valeurs et objectifs pour les années à venir. Le déjeuner d’intégration est un moment de convivialité et a le double avantage de fédérer les équipes tout en renforçant le sentiment d’appartenance existant.
Pour organiser un déjeuner d’intégration, choisissez les participants parmi 5 à 8 personnes maximum. Organisez un temps de parole pour chacun et permettez au nouveau collaborateur de s’inviter dans les services qui l’auront marqué ou qui sont en lien direct avec son activité au sein de l’entreprise.
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4.      Immersion dans les services
Pour faciliter sa compréhension de l’entreprise, de l’activité voire de l’analyser s’il s’agit d’un poste stratégique, permettez à votre nouveau collaborateur de passer du temps dans les services qui composent l’entreprise. En immersion sur quelques heures ou journées, le salarié accélère sa découverte et lui permet d’être opérationnel et force de proposition plus vite.
Cette méthode est très utile notamment pour les fonctions supports qui ont vocation à travailler entre elles (RH, comptabilité, achats, ADV…)
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Vous voilà fin prêt à accueillir vos futures recrues. Pour tout accompagnement sur-mesure dans vos process de recrutement, d’intégration et de fidélisation des collaborateurs ainsi que dans vos besoin rédactionnels, contactez-moi à l’adresse suivante : geraldinebanti.redaction@gmail.com ou via mon site : https://www.geraldinebanti.com/contact
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©Géraldine BANTI